Электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года в России запланирован переход на электронные трудовые книжки: с привычного и хорошо знакомого всем бумажного формата на цифровой. По этому поводу высказывались многие эксперты и даже Пенсионный фонд РФ, поэтому мы постараемся актуализировать и систематизировать всю информацию по теме, дополнив ее объективными фактами от компетентных юристов.

Прежде всего рассмотрим законодательную базу, которая затрагивает вопрос электронных цифровых книжек. Отдельного нормативного правового акта по переходу на цифровой формат нет, поэтому отдельные моменты перечисляются в следующих документах:

• Закон о внесениях изменений в Трудовой кодекс РФ, устанавливающий возможность ведения и систематизации информации о трудовой деятельности граждан в цифровом формате;
• Закон о внесении поправок в Федеральный закон № 27 от 1 апреля 1996 года об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования. Именно этот нормативный правовой акт обязует работодателей регулярно предоставлять в Пенсионный фонд информацию о трудовой деятельности работников и устанавливает меры ответственности нарушение правил персонифицированного учета;
• Внесение поправок в Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации. В нем предусмотрены отдельные статьи и пункты за нарушение срока предоставления сведений в ПФР или предоставление заведомо недостоверных или неполных сведений.

Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году подразумевает утверждение нескольких отчетных форм:

• СЗВ-ТД — форма для предоставления отчетности о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд РФ;
• СЗИ-ТД — для ведения кадрового учета в организации, предоставления данных о трудовой деятельности сотрудника по его личному запросу.

Что такое электронная трудовая книжка и как она выглядит?

После 1 января 2020 года трудовые книжки потеряют привычный физический носитель и будут использоваться лишь в цифровом формате. Чтобы просмотреть данные о трудовой деятельности, можно воспользоваться следующими ресурсами:

• Сайт Пенсионного фонда РФ – в личном кабинете пользователя;
• Портал Госуслуг;
• Соответствующие мобильные приложения для гаджетов.

По письменному запросу возможно получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки. Отправить такой запрос сможет:

• Территориальное управление ПФР;
• Многофункциональный центр предоставления госуслуг (далее — МФЦ);
• Бывший или текущий работодатель сотрудника.

Законодательство предусматривает экстерриториальный принцип предоставления выписки: они не будут привязывать к месту работы или месту фактического жительства человека. Как отмечают многие эксперты в сфере трудового законодательства, ожидаемый переход на цифровой документооборот дает несколько ощутимых преимуществ:

• Быстрый и комфортный доступ работников, работодателей и контролирующих органов к актуальной информации о трудовой деятельности;
• Минимальный риск предоставления неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности граждан;
• Новые возможности для дистанционного трудоустройства в стране;
• Минимизация издержек работодателей на приобретение трудовых книжек, оплату труда лиц, ответственных за их ведение и хранение;
• Возможность дистанционного оформления пенсий и пособий без дополнительного документального подтверждения – только по данным лицевого счета;
• Использования данных из электронной трудовой книжки для заказа госуслуг;
• Аналитическая обработка данных о трудовой деятельности граждан;
• Повышенный уровень безопасности персональных данных.

Информация, отображаемая в электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка в 2020 году будет содержать практически весь перечень информации, которые мы привыкли видеть в традиционном бумажном документе:

• Личные данные сотрудника;
• Даты приема на работу, перевода, увольнения;
• Место работы;
• Вид мероприятия (прием, перевод или увольнение);
• Профессия, должность, структурное подразделение, специальность, квалификация;
• Вид выполняемой работы в организации;
• Основания кадровых мероприятий – даты и номера приказов;
• Причины прекращения трудовых отношений с работником.

Особенности перехода на цифровой формат трудовых книжек в 2020 году

По плану формирование электронных документов о трудовой деятельности граждан должно начаться с 1 января. Важно заметить, что переход на новый формат сведений является для граждан строго добровольным мероприятием. Формирование электронной трудовой книжки возможно только с письменного согласия работника.

У этого правила есть исключение. Добровольный характер процедура будет носить только в течение 2020 года. С 1 января 2021 года для принимаемых на работу граждан информация о трудовой деятельности будет вестись лишь в электронном формате без традиционных бумажных документов.

Работники старшего поколения часто задают вопросы нашим консультантам: а что делать с бумажными трудовыми книжками. Если вы хотите сохранить ее, работодатель не имеет права препятствовать. До конца 2020 года подайте соответствующее заявление в произвольной форме, и ваша бумажная трудовая будет вестись параллельно с электронной.

Если заявление не подано в установленный срок, то бумажные трудовые книжки выдаются работникам на руки. Данные за предыдущий период трудовой деятельности будут перенесены в электронный формат, а кадровый учет будет вестись только в цифровом виде.

Информация для нанимателей

С 1 января 2020 года планируется ввести обязанность для работодателей ежемесячно до 15-го числа передавать в ПФР данные, которые будут использованы для ведения электронных трудовых книжек.

• Каждый наниматель должен письменно проинформировать персонал о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве, праве на сохранение бумажной трудовой книжки;
• При необходимости провести работу над корректировкой локальных нормативных актов в трудовой сфере, внести изменения в коллективный договор, соглашения и другие документы, затрагивающие сферу кадрового делопроизводства;
• Предоставлять сведения в ПФР о принятии на работу или увольнении сотрудника не позднее следующего за днем принятия/увольнения дня.

Обязанности и полномочия нанимателей

• Если работник подает заявление о согласии на ведение электронной цифровой книжки, то наниматель выдает на руки бумажный аналог и больше не несет ответственности за ее хранение и ведение. В бумажную трудовую вносится соответствующая запись.
• Для лиц, принимаемых на работу с 1 января 2021 года, электронные трудовые книжки ведутся по умолчанию;
• В момент заключения трудового договора работник предъявляет нанимателю выписку о трудовой деятельности в бумажном или электронном формате. Представленные сведения используются для расчета пенсий, определения трудового стажа, иных целей, не противоречащих действующему законодательству РФ;
• При выявлении сотрудником неверной или неполной информации работодатель по письменному заявлению должен оперативно скорректировать информацию и передать дополненные данные в ПФР для внесения изменений в единую информационную базу.

Запрос сведений о трудовой деятельности

Каждому сотруднику, у которого трудовая книжка не ведется в привычном формате, наниматель должен подготовить выписку о трудовой деятельности в том формате, который работник укажет в заявлении – письменном или электронном. Выписка в электронном виде обязательно заверяется усиленной цифровой подписью и выдается в день прекращения трудовых отношений или не позднее трех дней с момента регистрации заявления.

Если выдать выписку в установленный трехдневный срок или день увольнения невозможно, работодатель должен отправить информацию заказным письмом с обязательным уведомлением о получении.

Меры ответственности за ведение трудового делопроизводства

По закону наниматель несет ответственность за:

• Выдачу трудовой книжки или предоставление сведений о трудовой деятельности работника не в установленный срок;
• Внесение в сведения о трудовой деятельности некорректных, ошибочных или не соответствующих трудовому законодательству формулировок причин кадровых мероприятий;
• Не предоставление данных в ПФР в установленный срок, передачу недостоверной или неполной информации.

Если у вас возникли вопросы по нюансам ведения трудового и кадрового делопроизводства в 2020 году, вы не определились с решением перейти на электронные трудовые книжки или испытываете трудности с переходом в организации, запишитесь на консультацию к юристам нашей компании. Мы всегда держим руку на пульсе событий и внимательно следим за изменения в законодательстве. Специалисты компании – эксперты в области трудового права, поэтому любые споры с нанимателем способны решить в пользу работника. Опишите свою проблему онлайн, и компетентный адвокат даст ценные советы или возьмет на себя представление ваших интересов в государственных органах и суде.

Другие статьи

Советы автовладельцам: от регистрации до снятия с учета с порталом госуслуг

12.02.2018

Как получить компенсацию за холод в квартире и добиться перерасчета за жару

12.02.2018

Пожизненное наследуемое владение

03.06.2022